Salarisbetalingen aan werknemers moeten steeds opnieuw worden gedaan, wat erg tijdrovend is, vooral als u weinig of geen ervaring heeft met payroll. Tijd die je waarschijnlijk liever aan andere dingen besteedt. Door het payrollproces te optimaliseren, kunt u de tijd die u hier regelmatig aan besteedt aanzienlijk verminderen. Het zorgt er ook voor dat je niets vergeet. Wil jij ook beter en efficiënter werken?
Tip 1: creëer een standaard salarisbetalingsproces
Het ontwikkelen van een vaste procedure voor de salarisadministratie maakt het proces een stuk eenvoudiger. Leg deze procedure bijvoorbeeld vast in een handleiding met een bijbehorende checklist die bij elke salarisbetaling stapsgewijs kan worden doorlopen. Zo is in één oogopslag duidelijk wat er moet gebeuren om een correcte salarisbetaling te krijgen, voorkomt u fouten en eventuele moeilijkheden bij eventuele wijzigingen en ontevredenheid van de medewerkers omdat hun salaris niet correct is. Je moet eenmalig investeren in het maken van deze checklist, in de tijd of misschien geld als je het maken van de checklist uitbesteedt, maar je hebt er daarna nog lang plezier van. Een andere extra tip is om aparte checklists te maken voor bijzondere situaties, bijvoorbeeld een checklist als je het werk verlaat.
Tip 2: gebruik een online systeem
Om onnodig papierwerk of het krijgen van papieren voordat u met de salarisadministratie kunt beginnen, te voorkomen, kunt u het beste werken met een online systeem als Shiftbase voor tijd- en vakantieregistratie. Door simpelweg alle benodigde gegevens op één plek te registreren, maakt u de tijdregistratie voor de salarisbetaling een stuk eenvoudiger. Kijk ook of er processen zijn die je kunt automatiseren zodat je er geen omkijken meer naar hebt.
Tip 3: sluit je systemen aan
Als u een online urenregistratiesysteem heeft, moet u ervoor zorgen dat dit gekoppeld is aan uw salarissoftware. Dit voorkomt dat gegevens handmatig moeten worden ingevoerd, wat tijdrovend en foutgevoelig is. Op die manier hoef je alleen nog maar te controleren of alles in orde is voordat je je salaris betaalt. Shiftbase is gekoppeld aan meer dan 10 verschillende salarisprogramma’s.
Tip 4: blijf op de hoogte
Zorg dat u op de hoogte bent en op de hoogte blijft van wijzigingen in loonheffingen, bonussen en andere belangrijke loongegevens. Zo kunt u deze wijzigingen direct in het online systeem doorvoeren en hoeft u achteraf geen correcties door te voeren. Dit bespaart u veel tijd en geld, omdat de kosten van sommige fouten aanzienlijk kunnen zijn.
Tip 5: salarisadministratie uitbesteden
Als u vindt dat het beheren van de loonadministratie te veel tijd en energie kost, kunt u er ook voor kiezen om het uit te besteden aan een professional. Zo heeft u alle tijd voor uw bedrijfsactiviteiten en weet u zeker dat de uitbetaling van salarissen aan medewerkers op tijd geregeld wordt.